KVKK Aydınlatma Metni

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, TurkCouncil markasıyla hizmet veren veri sorumlusu Özer CAN tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Platform Yapısı ve Kapsam

TurkCouncil; aşağıdaki domain'ler üzerinden hizmet sunmaktadır. Tüm domain'ler aynı veri sorumlusuna (Özer CAN) bağlıdır.

• turkcouncil.com (Ana Site) — Üyelik, deneme sınavları ve video paketlerinin (kayıtlı dijital içerik) sunulduğu ana sitedir. Ücretli hizmetler yalnızca bu sitede sunulur; satış başladığında ödeme işlemleri de burada gerçekleştirilir.
• dict.turkcouncil.com — Herkese açık sözlüktür (kullanıcı katkısına kapalı). Okumak için üyelik gerekmez; kelime listesi kaydetmek gibi kişisel özellikler için ana site üyeliğiyle oturum açılabilir.
• learn.turkcouncil.com — İngilizce dijital içeriklerin sunulduğu alt sitedir. Herkese açık içerikler üyeliksiz kullanılabilir; kişisel özellikler için ana site üyeliğiyle oturum açılabilir.
• quiz.turkcouncil.com — Oyuncular için üyelik gerektirmeyen İngilizce öğrenme oyunlarının (canlı quiz) oynandığı alt sitedir. Oyunlarda yaş sınırı yoktur; oyunculardan gerçek ad yerine takma ad kullanmaları istenir (bkz. Madde 2.3).
• pilot.turkcouncil.com — Pilotlara ve ilgili meslek gruplarına yönelik içerikler ile ICAO formatında deneme sınavlarının sunulduğu alt sitedir. Deneme sınavları üyeliksiz çözülebilir; ana site üyeliğiyle oturum açmak isteğe bağlıdır. Bu deneme sınavları yalnızca kendini sınama amaçlıdır; resmî/akredite bir ICAO sınavı veya sertifikasyonu değildir ve ICAO ya da Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü (SHGM) tarafından onaylanmamıştır.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

2.1. turkcouncil.com Üyeleri (18 Yaş ve Üzeri)

• Kimlik Verisi: Ad, soyad, doğum tarihi
• İletişim Verisi: E-posta adresi
• Müşteri İşlem Verisi: Kullanıcı adı, hash'lenmiş şifre, üyelik tarihi
• Sınav ve İçerik Kullanım Verisi: Sınav cevapları, sınav sonuçları, çözüm süresi, doğru/yanlış sayıları, izlenen video kayıtları, ilerleme bilgisi
• Görsel/İşitsel Veri (konuşma bölümleri): Seviye tespit sınavlarının konuşma bölümünde ve üyelerin kullandığı içeriklerdeki konuşma alıştırmalarında verilen sözlü cevapların ses kayıtları. Bu kayıtlar, konuşma bölümünü içeren bir testi kendi isteğinizle başlattığınızda, yalnızca cevaplarınızı değerlendirip sonucu size iletebilmek için alınır.
• Mesleki Bilgi (opsiyonel): Meslek, hedef sınav, eğitim durumu (kullanıcı tarafından paylaşıldığı ölçüde)
• İşlem Güvenliği Verisi: IP adresi, oturum bilgileri, çerez kayıtları, log kayıtları
• Finansal Veri (ücretli hizmet alımında): Fatura bilgileri, sipariş bilgileri; havale veya EFT ile ödemede gönderenin adı ve hesap (IBAN) bilgisi, iade gerektiğinde bildirdiğiniz IBAN. Ödeme kartı bilgileri (kart numarası, son kullanma tarihi, güvenlik kodu) ödeme sayfasında girilir ve yalnız 3D Secure doğrulaması ile ödemenin alınması için şifreli bağlantıyla Türkiye Vakıflar Bankası'na iletilir. TurkCouncil bu bilgileri kaydetmez ve saklamaz. Siparişte yalnız kart türü, kart numarasının son dört hanesi ve kart üzerindeki ad tutulur.

2.2. turkcouncil.com Misafir Kullanıcıları (Üye Olmayan Sınav Çözenler)

• Kimlik Verisi: Sonucu iletebilmek için girdiğiniz ad ve soyad
• İletişim Verisi: Sınav sonucu gönderimi için girdiğiniz e-posta adresi
• Sınav Verisi: Sınav cevapları ve sonuçları
• Görsel/İşitsel Veri (yalnızca konuşma bölümü olan sınavlarda): Seviye tespit sınavlarının konuşma bölümünde, sınav sorularına verdiğiniz sözlü cevapların ses kayıtları. Bu kayıtlar, konuşma bölümünü içeren bir testi kendi isteğinizle başlattığınızda, yalnızca cevaplarınızı değerlendirip sonucu size iletebilmek için alınır.
• İşlem Güvenliği Verisi: IP adresi, oturum bilgileri

2.3. Yaş Sınırı

Üyelik ve seviye tespit sınavları yalnızca 18 yaş ve üzeri kişilere açıktır; kayıt ve seviye tespit sınavı formlarında kişi 18 yaşından büyük olduğunu beyan eder. 18 yaşından küçüklere ait üyelik, seviye tespit sınavı kaydı veya veli bilgisi tutulmaz; böyle bir kayıt fark edilirse silinir.

İstisna — quiz.turkcouncil.com: Bu alt sitedeki oyunlar üyelik gerektirmez ve yaş sınırı yoktur; oyunlar, oyunu açan yetişkinin (host) gözetiminde 18 yaşından küçükler tarafından da oynanabilir. Oyunculardan ad, yaş, e-posta, fotoğraf veya ses kaydı istenmez; yalnızca oyuncunun seçtiği takma ad, karakter ve oyun içi cevap/puanlar oyunun yürütülmesi için işlenir. Oyunculardan gerçek adlarını takma ad olarak kullanmamaları istenir. Takma adlar Madde 7'deki süre sonunda silinir.

Sözlük, learn ve pilot sitelerindeki herkese açık sayfalar yaş veya kimlik bilgisi istenmeden kullanılabilir.

2.5. Alt Site Ziyaretçileri (dict, learn, quiz, pilot)

Alt sitelerde tüm ziyaretçiler için aşağıdaki teknik veriler otomatik olarak işlenir:

• İşlem Güvenliği Verisi: IP adresi ve sunucu erişim kayıtları (güvenlik ve olası uyuşmazlıklarda delil amacıyla)
• Zorunlu Çerezler: Güvenlik ve temel işlevsellik için
• Ziyaret İstatistiği: Madde 5'teki "Önemli" notunda açıklanan ziyaret sayımı

dict, learn, quiz ve pilot alt sitelerinde ana site üyeliğiyle oturum açan kullanıcıların kişisel kullanım verileri (ör. kaydedilen kelimeler, listeler, ilerleme) üyelik hesabıyla ilişkilendirilir. Sözlükte bulunamayan arama kelimeleri, kimlik veya IP bilgisi olmadan, eksik kelimelerin sözlüğe eklenmesi amacıyla saklanır; lütfen arama kutusuna kişisel bilgi yazmayın. Aşağıdaki iki alt sitede ayrıca hizmetin işleyişi için ek veri işlenir:

• pilot.turkcouncil.com — Deneme Sınavı Katılımcıları: Deneme sınavı sonucunu iletebilmek için aday tarafından girilen e-posta adresi ve isteğe bağlı olarak ad, deneme sınavı cevapları ve sonuçları ile bilgilendirme onay kaydı (tarih, IP, metin sürümü) işlenir. Üyelik oluşturulmaz; bu, ana sitedeki misafir deneme sınavı akışının aynısıdır. Söz konusu deneme sınavları kendini sınama amaçlıdır, resmî bir ICAO sınavı değildir.
• quiz.turkcouncil.com — Canlı Oyun Katılımcıları: Oyuncunun kendi belirlediği takma ad (nickname), seçtiği karakter ve oyun içi cevap/puan bilgileri, yalnızca canlı oyunun yürütülmesi ve oyun sonu skor tablosu için işlenir. E-posta, üyelik veya kimlik bilgisi alınmaz; oyunculardan gerçek ad yerine takma ad kullanmaları istenir. Takma adlar Madde 7'deki süre sonunda silinir.

2.6. WhatsApp Üzerinden Bize Yazanlar

Sitelerdeki WhatsApp butonu yalnızca bir bağlantıdır; sitede WhatsApp'a ait çerez veya takip betiği çalışmaz ve butona basmadığınız sürece WhatsApp'a hiçbir bilginiz gitmez. Butona bastığınızda, WhatsApp'a geçmeden önce kısa bir bilgilendirme gösterilir.

WhatsApp, WhatsApp LLC (ABD) tarafından kendi kullanıcılarına sunulan ayrı bir hizmettir. Bize WhatsApp'tan yazmayı seçtiğinizde telefon numaranızı, WhatsApp profil adınızı ve mesajlarınızı kendi WhatsApp hesabınızdan doğrudan siz iletirsiniz; bu bilgiler WhatsApp'ın kendi kullanım koşulları ve gizlilik politikasına göre, yurt dışındaki sunucuları üzerinden taşınır. TurkCouncil'in sistemleri WhatsApp'a bağlı değildir; üyelik ve sınav kayıtlarınız WhatsApp'a aktarılmaz.

Bize bu yolla ulaşan bilgileri yalnızca talebinizi yanıtlamak için işleriz (KVKK m. 5/2-c ve m. 5/2-f). Bu kanalda:

• Yazışmayı her zaman siz başlatırsınız; size ilk biz yazmayız, reklam veya toplu mesaj göndermeyiz.
• WhatsApp üzerinden kimlik belgesi, sağlık bilgisi veya ödeme kartı bilgisi istemeyiz; lütfen bu tür bilgileri göndermeyin.
• Numaranızı başka bir amaçla kullanmaz, üçüncü kişilerle paylaşmayız.
• WhatsApp kullanmak hiçbir hizmetimizin şartı değildir. İstemezseniz aynı desteği info@turkcouncil.com adresine yazarak alırsınız.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Üyelik kaydının oluşturulması ve yönetilmesi (turkcouncil.com)
• Online deneme sınavlarının ve seviye testlerinin sunulması, sonuçların hesaplanması ve raporlanması
• Sınav sonucunun, kullanıcının belirttiği e-posta adresine iletilmesi
• Konuşma ve yazma bölümlerinin değerlendirilmesi: konuşma kayıtları yalnızca değerlendirmenin doğruluğunu kontrol etmek ve itirazları incelemek için Türkiye'deki kendi sunucumuzda saklanır, bu sunucuda çalışan açık kaynaklı Whisper konuşma tanıma modeliyle yazıya dökülür ve yazılı cevaplarla birlikte kendi değerlendirme yazılımımız Sirpanlot ile uluslararası ölçeklere göre otomatik ve yaklaşık olarak puanlanır; verileriniz yurt dışına gönderilmez. Bu kayıtlara yalnızca gizlilik yükümlülüğü altındaki sistem yetkilileri erişebilir; kayıtlar 2 yıl sonra kendiliğinden silinir. Yazılımın emin olamadığı veya olağan dışı bulduğu cevaplar (örneğin konu dışı, ezberlenmiş ya da çok kısa cevaplar) veri sorumlusu veya onun adına gizlilik yükümlülüğü altında çalışan yetkili kişiler tarafından kontrol edilir ve gerekirse sonuç düzeltilir; bu kontrol bir eğitim veya kişisel geri bildirim hizmeti değildir. Tahmini seviye e-posta adresinize gönderilir. Bu sonuç bilgilendirme amaçlıdır; resmî sınav sonucu, sertifika veya eğitim hizmeti değildir.
• Değerlendirme yazılımının doğruluğunun ölçülmesi ve geliştirilmesi: kontrol edilen cevaplara verilen puanlar, yazılımın puanlarıyla karşılaştırılarak ölçüm ve ayar verisi olarak kullanılır; bu amaçla cevabın kendisi değil, sayısal ölçümler ve puanlar saklanır.
• Alt sitelerdeki hizmetlerin sunulması: pilot.turkcouncil.com deneme sınavı sonuçlarının adayın e-posta adresine iletilmesi ve quiz.turkcouncil.com canlı oyunlarının yürütülmesi (skor tablosu dahil)
• Dijital içerik paketlerinin (video, ses kaydı, metin, resim ve etkileşimli alıştırmalar) sunulması ve süreli erişimin yönetilmesi
• Ücretli hizmetler için sipariş, sözleşme ve fatura süreçlerinin yürütülmesi
• Kullanıcı destek taleplerinin karşılanması (WhatsApp ve e-posta)
• Platform güvenliğinin sağlanması, suistimal ve dolandırıcılığın önlenmesi; ziyaret istatistiklerinin tutulması ve reklamlarımızın kaç ziyaret ve satış getirdiğinin toplam olarak ölçülmesi
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun vb.)
• Resmi kurum ve kuruluşlardan gelen taleplerin karşılanması

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK m. 5/2 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (m. 5/2-c): Üyelik kaydı; sınav ve seviye testlerinin yürütülmesi, konuşma kayıtlarının ve yazılı cevapların değerlendirilmesi; sınav sonucunun gönderimi; quiz oyunlarının yürütülmesi; ücretli hizmet sunumu; destek taleplerinin yanıtlanması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m. 5/2-ç): Vergi ve e-ticaret mevzuatı kapsamındaki kayıt ve raporlama yükümlülükleri
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m. 5/2-e): Sunucu erişim kayıtlarının ve onay kayıtlarının olası uyuşmazlıklarda delil olarak saklanması
• Veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (m. 5/2-f): Platform güvenliği, sahtekârlık önleme, ziyaret istatistikleri ve reklam sonuçlarının toplam olarak ölçülmesi, değerlendirme yazılımının doğruluğunun ölçülmesi ve geliştirilmesi

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

5.1. Yurt İçi Aktarım

• TAYNET Teknoloji Ticaret Ltd. Şti. (İstanbul, Türkiye) — Sunucu barındırma. Platformun sunucuları, veritabanı, e-posta sunucusu ve yedekleri Türkiye'dedir.
• Türkiye Vakıflar Bankası T.A.O. (sanal POS, 3D Secure) — Kartla ödemenin alınması, 3D Secure doğrulaması, havale veya EFT tahsilatı ve iadelerin yapılması amacıyla. (Online kartla ödeme, sanal POS başvurumuz onaylandığında başlayacaktır.) Ödeme sayfasında girilen kart bilgileri yalnız bu amaçla şifreli bağlantıyla bankaya iletilir; TurkCouncil kart bilgisini kaydetmez ve saklamaz.
• Gelir İdaresi Başkanlığı e-Arşiv Portal — e-Arşiv faturanın vergi mevzuatı gereği düzenlenmesi amacıyla (fatura üzerindeki ad-soyad, adres ve tutar).
• Veri sorumlusu adına çalışan içerik ekibi üyeleri — İçeriklerin hazırlanması ve değerlendirme yazılımının işaretlediği cevapların kontrolü amacıyla; gizlilik yükümlülüğü altında ve yalnızca görevleri için gerekli verilerle sınırlı olarak.
• Muhasebe/mali müşavirlik hizmeti alınması hâlinde bu hizmeti veren kişi — Defter ve beyannamelerin hazırlanması amacıyla, yalnızca fatura ve ödeme kayıtları.
• Hukuki danışmanlık hizmeti sağlayıcıları — Hukuki uyuşmazlıkların değerlendirilmesi amacıyla, gizlilik yükümlülüğü altında.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları — Talep hâlinde ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde.

5.2. Yurt Dışı Aktarım

Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmaz. Sitenin sunucuları, veritabanı, e-posta sunucusu (gelen ve giden e-postalar) ve yedekleri Türkiye'dedir. Konuşma kayıtlarının yazıya dökülmesi ve cevapların değerlendirilmesi de yalnızca bu sunucuda, kendi yazılımımızla yapılır.

Alan adımızın (turkcouncil.com) DNS kayıtları Cloudflare, Inc. (ABD) tarafından tutulur. Bu hizmet yalnızca alan adını sunucumuzun adresine çevirir; sitenin trafiği ve e-postalar Cloudflare üzerinden geçmez, Cloudflare'e kişisel veri gönderilmez.

WhatsApp LLC (ABD): Bize WhatsApp'tan yazmayı seçen kişiler, bilgilerini kendi WhatsApp hesaplarından doğrudan iletir; TurkCouncil'in sistemlerinden WhatsApp'a veri gönderilmez. WhatsApp'ın sunucuları yurt dışındadır; bu kanalı kullanmak istemeyenler e-posta ile yazabilir (bkz. 2.6).

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; turkcouncil.com ve alt sitelerinde doldurduğunuz formlar, üyelik kayıt süreci, sınav uygulamaları, oyunlar, ödeme işlemleri, müşteri destek kanalları (e-posta, WhatsApp), çerezler ve sunucu kayıtları aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle elektronik ortamda toplanmaktadır.

7. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri

• Üyelik verileri (ad, soyad, e-posta, doğum tarihi, profil bilgileri): Üyelik süresince; hesap silindikten 1 yıl sonra silinir
• Üyelerin sınav ve test cevapları ile sonuçları: Üyelik süresince ve hesabın silinmesinden sonra 1 yıl; bu sürenin sonunda hesaptaki kimlik bilgileri silindiği için kimseyle ilişkilendirilemeyen istatistik olarak kalır
• Misafir katılımcıların (turkcouncil.com ve pilot.turkcouncil.com) ad, e-posta ve onay kayıtları: Sonuç gönderiminden 90 gün sonra anonim hâle getirilir; puan ve seviye bilgisi kimlikle ilişkilendirilmeden istatistik olarak tutulur
• Konuşma ses kayıtları (turkcouncil.com sınavlarının konuşma bölümleri ve üyelerin sesli mesajları): Kayıttan itibaren 2 yıl (adayın talebi hâlinde daha erken silinir)
• pilot.turkcouncil.com deneme sınavı ses kayıtları: Sonuç gönderiminden 90 gün sonra silinir
• Değerlendirme kontrol kayıtları (verilen puanlar ve sayısal ölçümler): 2 yıl
• quiz.turkcouncil.com canlı oyun kayıtları (takma ad, karakter, oyun içi cevap ve puanlar): Oyunun başlamasından itibaren 30 gün; süre sonunda takma adlar silinir, cevap ve puanlar kimlikle ilişkilendirilmeden istatistik olarak kalır
• Ziyaret istatistikleri (IP adresinin gizli anahtarla alınmış özeti, tarayıcı bilgisi, varsa reklam bağlantısının kampanya bilgisi): Son ziyaretten itibaren 1 yıl
• Destek yazışmaları (WhatsApp, e-posta): Talep sonuçlandıktan sonra 1 yıl
• KVKK başvuruları ve yanıtları: Başvurunun sonuçlanmasından sonra 3 yıl
• Satış kayıtları (ön bilgilendirme, sözleşme ve onay kayıtları): 3 yıl; faturaya dayanak olanlar 10 yıl
• Fatura ve mali kayıtlar: 5 yıl (Vergi Usul Kanunu), 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu)
• Çerez tercih kayıtları (verilen karar ve geçmişi, tarih, IP adresi, tarayıcı bilgisi): Kararın verildiği veya son güncellendiği tarihten itibaren 2 yıl
• Sunucu erişim kayıtları: 2 yıl

Saklama süresi dolan veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde imha edilir veya anonim hâle getirilir. Süreler her gün otomatik olarak kontrol edilir; yapılan silme ve anonimleştirme işlemleri kişisel veri içermeden kayıt altına alınır ve bu kayıtlar en az 3 yıl saklanır.

8. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m. 11)

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
6. KVKK m. 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
7. Düzeltme veya silme talepleri üzerine yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Otomatik değerlendirme sonucuna itiraz (m. 11/1-g): Seviye tespit sınavı veya deneme sınavı sonucunuzun münhasıran otomatik analiz sonucunda aleyhinize olduğunu düşünüyorsanız KVKK Başvuru Formu'nda "Otomatik değerlendirme sonucuna itiraz" seçeneğiyle itiraz edebilirsiniz. Yazılımın işaretlediği ve kontrol edilen cevaplar için de aynı yol geçerlidir. İtirazınız, sonucu değiştirme yetkisine sahip değerlendirme/itiraz sorumlusu tarafından sınav kayıtlarınız (ses kaydınız ve yazıya dökülmüş metni dahil) üzerinden yeniden incelenir; sonuç teyit edilir veya düzeltilir ve gerekçesiyle birlikte en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak size bildirilir. Bu inceleme bir eğitim veya kişisel geri bildirim hizmeti değildir.

9. Başvuru Yöntemi

• Yazılı olarak: Beyazşehir Mah. Koçkaya Cad. 830. Sok. Işık Apt. 3/25 Kocasinan / Kayseri adresine ıslak imzalı dilekçe ile
• KEP üzerinden: ozer.can@hs01.kep.tr
• E-posta ile: Üyelik e-posta adresinizden veya sonuç için kullandığınız e-posta adresinden info@turkcouncil.com adresine
• turkcouncil.com üzerindeki KVKK Başvuru Formu aracılığıyla

Başvurularınızda; adınız, soyadınız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adresiniz, varsa bildirime esas elektronik posta adresiniz, talep konunuz ve talebinize ilişkin bilgi/belgeler yer almalıdır.

Talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.